応募者や選考者に対して選考結果を伝える、内定通知や不採用通知。
電話や口頭と違い、履歴が残るうえに気持ちが伝わりにくい通知文は、いざ作成するとなるとどのように作ればいいのか分からないという方も多いのではないでしょうか。
今回はそんな内定通知や不採用通知の作成ポイントをお伝えしていきます。
さらに、コピペ可能な例文も紹介しますので、ぜひ参考にしてみて下さい。
目次
内定通知を送る場合
内定通知とは、採用選考を通過し採用が内定したことを伝える通知のことです。
そのため、選考結果が合格であった場合に作成されます。
企業側が応募者に「採用したい」という意向を伝え、応募者がそこに同意して初めて、企業と個人との雇用契約が結ばれるという流れになります。
なお、内定通知書は、必ずしも発行しなければならないものというわけではありません。
そのため、発行するかどうかは企業側の判断にゆだねられることとなります。
電話や口頭による内定通知でも法律上は問題ありませんが、「言った言わない」といった不要なトラブルを避けるために書面またはメールを以て、通知する方法がよいでしょう。
気を付けるポイント
内定通知は前述の通り法律上で発行が決められている書類ではなく、応募者と企業間のトラブルを回避するために作成されるものです。
そのため、記録に残るように、形式は書面もしくはメールが望ましいでしょう。
可能であれば、書面の方がより正式で丁寧な印象を与えられるためおすすめです。
また、厳密に必ず記載しなければいけない内容というものはありません。
しかし、企業と応募者の間のトラブルを回避する目的で作成するため、
- （書面の場合は）日付
- タイトル
- 社名
- 応募に対するお礼
- 採用が内定したという通知
- （必要であれば）同封・添付書類や返送書類の案内
- 入社予定日
- 結びの挨拶
- 担当者の連絡先
- （書面の場合は）会社印
上記の情報は掲載するようにしましょう。
内定通知（書面） 例文
○○ ○○ 様
○○年○○月○○日
株式会社○○ 採用担当
内定通知書
拝啓
皆様におかれましてはいっそうご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、この度は弊社の採用試験にご応募いただき誠にありがとうございました。
慎重に検討させていただいた結果、○○様の採用が内定いたしましたので、ご報告させていただきます。
つきましては、同封の書類をご確認いただき、期日までにご返送いただきますようお願い申し上げます。
入社予定日については○○年○○月○○日を予定しております。
なお、ご不明点につきましては、下記連絡先までお気軽にお問い合わせください。
○○様と一緒に働けることを、社員一同うれしく思います。何卒よろしくお願いいたします。
敬具
記
1. 同封書類：○○○○
2. 入社同意書の返送期限：○○年○○月○○日
本件に関するお問い合わせ先：採用担当 ○○
電話番号：○○○-○○○-○○○○
Email：○○○○○○＠○○
不採用通知を送る場合
不採用通知とは、応募してきた求職者、面接をした候補者が、自社の求める人材ではなかった場合に作成・送付する通知のことです。
つまり、選考結果が不合格であった場合に作成されます。
気を付けるポイント
内定通知と同様、「言った言わない」といったトラブルを避けるというポイントもありますが、不採用通知を受けた相手は、その結果に少なからず落胆するものでしょう。
そのため、企業側としてはそのような候補者の心情に配慮し、できるだけ相手にマイナスの印象を与えないようにすることも大事なポイントです。
形式は記録に残るように、形式は書面もしくはメールが望ましいといえます。
応募書類が多い企業はメールを使って送ることで郵送費を抑えられるだけでなく、迅速な対応が可能です。
記載内容としては、下記の情報を記載しましょう。
- （書面の場合は）日付
- タイトル
- 社名
- 応募に対するお礼
- 不採用となった通知
- 応募書類の取り扱い
- 結びの挨拶
- （書面の場合は）会社印
不採用通知（メール） 例文
件名：【選考結果のご連絡】（○○株式会社）
○○ ○○様
○○株式会社 採用担当 ○○と申します。
この度は、多くの企業の中から弊社にご応募いただき、誠にありがとうございました。
選考結果について慎重に審議いたしましたところ、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
ご期待に応えられず恐縮ですが、ご了承くださいますようお願いいたします。
今回の求人にご応募いただき、選考にご参加いただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。
なお、お送りいただいた履歴書につきましては、履歴書に記載されている住所へ郵送にて返送させていただきます。
○○様の今後のご活躍とご健勝を心よりお祈り申し上げます。
さいごに
いかがでしたか。
採用・不採用を通知する際には、トラブルを防ぐよう記録にのころ形で行うことがポイントです。
さらに、応募者にとってはセンシティブな連絡なので、相手の立場を考えた配慮を欠かさないことも重要になります。
これらのポイントを押さえて、採用活動をより円滑で良好なものにしていきましょう。
