コロナ禍の影響により、PRの方法や営業施策が対面営業や展示会などからオンラインに変容した昨今、オンラインイベントに参加するだけでなく自分で主催する場合、いざオンラインイベントを開催しよう！と思ったときに、「さて、どこから手をつけてよいものか」と頭をひねることがあるかと思います。弊社が実際にオンラインイベントを開催した際に用意したモノやコトをざっくりと紹介します！ ぜひこれからオンラインイベントを始める際の参考にしてくださいね！
目次
企画
オンラインイベントの開催に限らず、何事もそうですが、まずは企画するところから始まります。しっかりと運営計画を練り上げ、開催当日の細かな動きや開催後のフォローまでをしっかりと関係者全員がイメージできるように計画に落とし込んでいきましょう。この章では企画の段階で決めておくべきことを4つ紹介いたします。
集客ターゲット
まずは、集客するべきターゲットを定めましょう。次項で決めるイベントのゴールにもつながるお話ですが、どのような人を集めるのかによって設定するべきゴールも変わってきます。toB向けなのか、toC向けなのか、業種業態はどうするのか、パートナー企業なのか顧客なのか、顧客の中でも潜在顧客なのか、顕在顧客なのかなど自社でしっかりとセグメントしターゲットを絞って設定しましょう。ターゲットを絞らずにあれこれと様々なテーマを発信するとイベントの趣旨がぼんやりとしてしまい、来訪者の認知や理解が薄れてしまいます。
イベントのゴール
イベントを開催する意義を関係者内でしっかりと認識合わせをしましょう。目的と目標(KGI・KPI)をしっかりと定め、測定可能な目標を定め、ゴールを数値化できるようにしておくとイベントの効果測定が容易になります。よくあるオンラインイベントの企画の際に起こる問題が「とにかく開催すること」が目的になることです。とりあえずトレンドだしやってみるか、では結局開催したけど何がしたかったんだっけ？となってしまい、得たい成果に繋がりません。
開催頻度
オンラインイベントは規模感にもよりますが、オフラインのイベントに比べて会場を抑えるなど準備にかかるコストが低い分、気軽に開催できるメリットがあります。一度の開催にかかる準備期間を考慮して自社のリソースで最適に回せる開催頻度を設定し、PDCAを回していきましょう。オンラインイベントの開催に慣れてくれば開催頻度を上げても対応できるはずです。また一度の開催で何名の集客ができるのかによって開催頻度を定めても良いでしょう。
集客方法
集客するべきターゲットをどのように集めていくのか集客方法を考えましょう。開催するイベントの種類によって集客施策も変わるかと思いますが、主流な集客施策としてはメール配信やフォームマーケティング、SNSによる広告、リスティング広告などが挙げられます。予算と工数のバランスもあるかと思いますが、集客施策は複数の手段を掛け合わせて最適な集客パフォーマンスを出せる方法を考える必要があります。地道にはなりますが実際に施策を試しながら一番合った方法を見つけてください。
必要なモノ
この章ではオンラインイベントを開催するにあたり最低限用意するべきモノをご紹介いたします。弊社の場合はウェビナー形式のオフラインイベント開催が多いのでウェビナーを開催する際に用意するべきモノを例としてご紹介いたします。
イベント用の資料
ウェビナーを開催するにあたり、超絶話の上手い人を除いて、大概準備するのがウェビナー用のスライド資料かと思います。ここで注意するべきなのは「主催者側が伝えたいことをただ伝える」だけでは参加してくれた方をファンにすることはできません。ここでしか「見られない」「聞けない」「独自性のあるイベント」というイメージを持たせることが重要です。しかしながら、あまりに専門的すぎても参加者を置いてけぼりにしてしまう可能性があります。着眼点のポイントとしては「自分たちでは当たり前だと思っていること」は当たり前ではないということに配慮しながら、難しい言葉をなるべく使わず、イベント用のスライド資料を準備していきましょう。
配信ツールの選定
どのようなツールを使い、どのプラットフォームで発信していくかは集客力に影響を及ぼします。配信ツールとしては例えばZoomやyoutubeLive、InstaLive、Vimeoなど様々なツールがあります。開催するイベントの規模やツールの認知度などを考慮して参加者が参加しやすい配信ツールを選定しましょう。弊社の場合はZoomを使用し、開催中はチャットでもやり取りできるような仕組にしています。
ランディングページ
集客する上で必要なモノの一つとしてランディングページがあります。自社でスクラッチしてWebページを作成する方法やワードプレスなどのCMSを使用する方法もあります。ノーコードでページを作れるWixやPeatixなどのサービスもありますので、どの方法でランディングページを作成するのか関係者内で定めましょう。ランディングページに記載する内容としては開催日時や開催方法イベントの概要を記載しましょう。また、参加者を把握するために参加フォームなどを設置することもお勧めです。
必要なコト
オンラインイベントを企画し、必要なモノも集めた。あとは実施するのみ。と一旦胸をなでおろすところかと思いますが、もうひと踏ん張り必要です。実際に開催し、開催後のフォローを実施してやっとオンラインイベントが完結するのです。当日開催するまで、そしてした後もやるべきコトは沢山あります。
集客方法の実施
当たり前ですが集客方法を定めただけではオンラインイベントの参加者は来場してくれません。実施して、コミュニケーションをとって、初めて参加してくれます。実際に当日に参加してくれるまで気が抜けない状況で、当日にご参加いただけない状況もままあります。弊社ではメールにて案内していますが、必ず開催前日にリマインドしています。集客を開始するのがだいたいイベント開催の1ヶ月前からになりますので、参加の意思表明をいただいた方も忘れてしまう可能性があります。そういった参加候補者のケアをしっかり行いましょう。
資料の読み込みとプレ
実際にウェビナー用の資料スライドを作ってみたものの、実際にロールプレイしてみると「なんか言葉に詰まるな」であったり「ここの言い回しが変だな」などの気づきが生まれるため、資料の読み込みとロールプレイは入念に行いましょう。必要に応じて資料のアップデートを実施し、例えばイベント開催関係者ではない自社の方にプレしてフィードバックをもらうなどもイベントを成功させるための準備の一つになります。ただ資料を読むだけでは、参加者の興味や理解を深めることはできません。論理と信頼と情熱をもって参加者に伝えることを意識して練習を重ねましょう。
質問事項の予測
ウェビナーの際に弊社ではチャットでの質問や質疑応答の時間を設けています。その際に予期しない質問が来ることもあります。そこの受け答えによっては信頼を落とす可能性もあるので、事前に思いつくだけの質問事項をあらかじめ予測しておくことが必要になります。当日開催の際にどんな質問が飛んでくるのかしっかり予測して、参加者が欲しい答えを導き出せるようにしましょう。
イベント開催後のフォロー
イベント終了後のフォローも大事なポイントです。可能な限り早く参加者の「声」を聴きましょう。参加者ならでの気づきなどオンラインイベントをアップデートできるヒントに活かすことも可能です。また、イベント開催後にアンケートを配布してフィードバックをもらうなども方法も有効です。オンラインイベントにご参加いただいた方によりスピード感のあるフォローを実施することで顧客獲得につながったり、ファンになってもらったりと良い効果が期待できます。
さいごに
いかがだったでしょうか？オンラインイベントを企画・開催するには沢山の配慮が必要になります。しかし、一度開催まで実施できてしまえば改善を繰り返すことにより、より練度の高いイベント運営が可能になり、顧客獲得に大いに寄与するものとなるかと思います。引き続きイーラボ！ではWebや採用でお困りの方に役立つ情報をお届けしてまいります。
